Rechnungsprogramm Vergleich 2025

Rechnungssoftware gibt es in vielen Varianten, von einfachen Tools für Kleinunternehmer und Selbstständige bis hin zu komplexen Systemen für Großunternehmen. Je nach Unternehmensgröße ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Software. Im Folgenden gehen wir auf einige typische Zielgruppen näher ein.

1.1. Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler

Für diese Anwender steht in der Regel nicht die komplexe Buchhaltung im Vordergrund, sondern eine einfache, rechtssichere und effiziente Rechnungsverwaltung. Die Software sollte leicht verständlich und intuitiv zu bedienen sein.

Gute Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer und Selbstständige bieten benutzerfreundliche Oberflächen, praktische Vorlagen und automatisierte Prozesse, sodass Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten erstellen und versenden können.

Dabei ist es wichtig, dass sich die Software individuell anpassen lässt. Während etwa Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind (§ 19 UStG), müssen viele Selbstständige und Freiberufler Umsatzsteuer ausweisen.

Gut zu wissen: Für die meisten Selbstständigen genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), wobei viele Rechnungstools die Daten direkt mit dem Steuerberater teilen können. Je nach Umsatz, Gewinn (§ 141 AO) und Rechtsform (§§ 1, 2, 238, 242 HGB) muss jedoch eine doppelte Buchhaltung integriert und eine Bilanz vorbereitet werden. Fortgeschrittene Programme unterstützen Sie auch dabei zuverlässig.

Die besten Rechnungsprogramme bieten Ihnen viele Möglichkeiten und lassen sich flexibel über verschiedene Tarife skalieren. Das ist hilfreich für wachsende Unternehmen, sodass nicht umständlich eine neue Software eingeführt werden muss.

Praktische Funktionen wie Kundenverwaltung, App-Integrationen und anschauliche Auswertungen bieten vielen Selbstständigen und Freiberuflern zusätzlichen Mehrwert. Schnittstellen zu Online-Banking-Softwares oder DATEV runden das Paket für diese Zielgruppe häufig ab.

1.2. Rechnungsprogramm für kleine mittelständische Unternehmen (KMU)

Gute Rechnungssoftware im Vergleich zeichnet sich auch durch umfangreiche Schnittstellen aus. Ein Beispiel sind digitale Kassensysteme im Einzelhandel.

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen die Anforderungen an Verwaltung, Buchhaltung und Jahresabschluss. Die Software muss komplexere Prozesse unterstützen und ist in der Regel mit weiteren Systemen und Anwendungen verbunden.

Häufig sind eine umfassende Auftragsabwicklung und eine erweiterte Kundenverwaltung erforderlich. Diese lassen sich in hochwertigen Rechnungsprogrammen flexibel abbilden oder über externe Software integrieren. Mit wachsender Unternehmensgröße steigen zudem die Anforderungen an automatisierte Prozesse.

Besonders hilfreich sind Schnittstellen zu leistungsfähigen Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systemen. Ebenso wichtig ist die Sicherheit bei Datenhaltung und -übertragung.

1.3. Spezifische Software für verschiedene Branchen

Die Rechnungsprogramme in unserem Vergleich können grundsätzlich von Unternehmen unterschiedlichster Branchen genutzt werden. Dennoch kann es vorteilhaft sein, branchenspezifische Geschäftsprozesse mit einer spezialisierten Software noch besser abzubilden.

So gibt es beispielsweise spezielle Softwarelösungen für Handwerksbetriebe und das Bauwesen. Diese bieten neben der Rechnungserstellung integrierte Funktionen wie Projekt- und Baustellenverwaltung sowie Kalkulations- und Zeiterfassungssysteme.

Branchenspezifische Lösungen gibt es auch für den Handel und die Gastronomie. Damit lassen sich beispielsweise Zimmerbuchungen, Gästemanagement oder Bewirtungsbelege effizient verwalten.

Hinweis: Gute Standard-Rechnungsprogramme bieten vielfältige Integrationsmöglichkeiten, sodass Sie auch hier einen hohen Grad an Individualisierung erreichen können. Je komplexer und spezieller Ihre betrieblichen Abläufe sind, desto eher lohnt sich der Einsatz einer Branchenlösung.

Ein gutes Rechnungsprogramm ist weit mehr als nur ein Tool zum Schreiben von Rechnungen. Auch wenn sich die Anforderungen je nach Unternehmen unterscheiden, gibt es einige Funktionen, die vielen Nutzern wichtig sind. Grundsätzlich lassen sich Basis- und fortgeschrittene Funktionen unterscheiden.

2.1. Nützliche Basisfunktionen eines Rechnungsprogramms

Tipp: Einige Anbieter integrieren praktische KI-Funktionen, etwa zur automatischen Belegerkennung. Zum Teil ist dies auch über eine mobile Rechnungs-App möglich, womit Sie den Beleg mit Ihrem Smartphone fotografieren. Die Software erkennt die relevanten Daten und ordnet sie automatisch zu.

2.2. Häufig genutzte fortgeschrittene Funktionen

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm kaufen, sind Übersichtlichkeit und eine intuitive Nutzerführung entscheidend. Ein anpassbares Dashboard mit allen relevanten Informationen erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Finanzen.

Bevor Sie verschiedene Rechnungsprogramme vergleichen, sollten Sie genau festlegen, welche Aufgaben die Software abdecken soll. Definieren Sie anschließend, welche Funktionen für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind.

Folgende Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfen:

• Möchten Sie nur Rechnungen schreiben oder auch eine umfassende Buchhaltung im Rechnungsprogramm integrieren?
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Ihre Unternehmensform?
• Arbeiten Sie allein oder im Team?
• Soll die Software cloudbasiert oder lokal installiert sein?
• Welche Drittsysteme sollten integriert werden und wie wichtig sind für Sie automatisierte Workflows?

Je präziser Ihre Anforderungen definiert sind, desto leichter lässt sich die Auswahl eingrenzen. Notieren Sie dazu relevante Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens.

Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste, um Ihre Entscheidung fundierter zu treffen. Gewichten Sie dabei eine Reihe von Funktionen und Kriterien, so wissen Sie, worauf Sie besonders achten müssen.

3.1. Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm?

Die Kosten der Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzungsmodell. Während einfache Rechnungsprogramme für Selbstständige bereits für wenige Euro im Monat erhältlich sind, liegen die Preise für umfangreiche Systeme für mittelständische Unternehmen deutlich höher.

Entscheidend ist jedoch nicht allein der Preis, sondern das Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen. Wie gut erfüllt die Software die betrieblichen Anforderungen und schafft sie langfristig Effizienz?

Beachten Sie dabei auch die verschiedenen Abrechnungsmodelle von Rechnungssoftwares im Vergleich:

Häufig werden cloudbasierte Tarife als Abo angeboten, wobei Sie einzelne Softwares jedoch auch einmalig per Lizenz kaufen können. Darüber hinaus ist eine Reihe kostenloser Tools verfügbar. Im Folgenden gehen wir auf diese Modelle näher ein.

Selbst ein kleiner Versandhandel nebenbei bedeutet bereits einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Mit einem Online-Rechnungsprogramm in der Cloud können Sie sich stärker auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wartung und Updates werden vom Anbieter übernommen.

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3.2. Monatliche oder jährliche Abonnements

Die Online-Rechnungsprogramme bei diesem Abrechnungsmodell werden häufig zentral in der Cloud verwaltet (SaaS). Dadurch ist der Zugriff nahezu von überall möglich. Eine lokale Installation auf eigenen Rechnern entfällt, da Wartung und regelmäßige Updates vollständig vom Anbieter übernommen werden.

Ein Abo lässt sich monatlich oder jährlich abschließen.

Tipp: Mit einem Jahrestarif können Sie häufig Geld sparen, während Sie bei monatlicher Laufzeit flexibler bleiben.

Die Abo-Variante in der Cloud ist zunächst einmal für Selbstständige und kleine Unternehmen sinnvoll, da diese sich damit stärker auf Ihre Geschäftsprozesse konzentrieren können. Sie benötigen für die Nutzung kaum technisches Wissen.

Auch für größere Unternehmen wird dieses Modell zunehmend attraktiver, da sich moderne Rechnungssoftware immer besser in bestehende Systeme integrieren lässt.

3.3. Einmalkauf mit Lizenz

Alternativ ist auch der einmalige Kauf einer Lizenz möglich, wodurch die Software zeitlich unbegrenzt genutzt werden kann. Laufende Abo-Kosten entfallen. In der Regel erfolgt die Datenhaltung dabei lokal und nicht in der Cloud.

Dieses Modell bietet vor allem Unternehmen Vorteile, die eine möglichst hohe Kontrolle über ihre Daten wünschen. Allerdings müssen Installation und Datensicherung eigenständig vorgenommen werden. Im besten Fall werden Updates regelmäßig bereitgestellt, können jedoch kostenpflichtig sein.

3.4. Kostenlose oder Freemium-Versionen

Auf dem Markt finden sich auch eine Reihe von kostenlosen Rechnungsprogrammen. Zum einen Vollversionen als Open-Source-Varianten. Diese bieten für Einsteiger teilweise einen soliden Funktionsumfang.

Allerdings müssen Sie in der Regel Abstriche bei Zuverlässigkeit und Rechtssicherheit der Software hinnehmen. Zudem kann der Support durch Updates jederzeit eingestellt werden.

Tipp: Für Unternehmen, die auf möglichst reibungslose Prozesse und Planbarkeit Wert legen, sind aus unserer Sicht kostenpflichtige Programme die deutlich sinnvollere Lösung.

Zum anderen sind häufig Testversionen kostenpflichtiger Programme verfügbar. Diese eignen sich sehr gut, um einen ersten Eindruck von der Funktionsweise zu gewinnen. In vielen Fällen lassen sich Testversionen direkt in kostenpflichtige Tarife umwandeln.

3.5. Den richtigen Tarif wählen

Ein digitales Rechnungsprogramm sollte Belege rechtssicher und über Jahre hinweg speichern können. Das spart Ihnen einiges an Platz im Büro.

Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung interessieren, dann haben Sie meistens die Wahl zwischen verschiedenen Tarifen. Zwar unterscheiden sich die Anbieter in ihren Tarifstrukturen, diese folgen jedoch meist einem ähnlichen Muster.

Häufig werden Einstiegs- und Standardtarife angeboten, die sich vor allem an Selbstständige und kleine Unternehmen richten. Zusätzlich gibt es Tarife für erweiterte Funktionen sowie Business-Versionen für mittelständische Unternehmen. Für größere Firmen sind teilweise auch individuelle Tarife verhandelbar.

Wir empfehlen, im Zweifel mit einem niedrigeren Tarif zu starten. In der Regel ist ein Upgrade auf einen höheren Tarif problemlos möglich.

3.6. Kundenservice und Support

Die meisten Anbieter der Rechnungssoftware in unserem Vergleich stellen mehrere Kanäle für den Kundendienst bereit. Dabei unterscheiden sich Erreichbarkeit, Reaktionszeit und Servicequalität je nach Tarif und Anbieter.

Ein Standard-Kanal bei nahezu allen Anbietern ist der E-Mail-Support. Wie schnell reagiert wird, hängt jedoch stark vom jeweiligen Anbieter ab. Ideal für schnelle Rückfragen oder technische Probleme im laufenden Betrieb ist der Live-Chat, der auch von vielen Programmen schon in den Basis-Tarifen angeboten wird.

Sehr hilfreich und verbreitet sind zusätzlich FAQs, Anleitungen, sowie Schritt-für-Schritt-Erklärungen, die die Selbsthilfe unterstützen. Darüber hinaus zählen Video-Tutorials und Webinare zum festen Bestandteil vieler Programme.

Auch Community-Foren sind häufig Bestandteil des Angebots, werden jedoch unterschiedlich aktiv gepflegt. Der Umfang des telefonischen Supports ist vielfach abhängig vom Tarif. Achten Sie darauf, wenn Ihnen dieser Kanal sehr wichtig ist.

Tipp: Besonders in erweiterten oder Business-Tarifen sollten Sie auf einen persönlichen Ansprechpartner achten. Je komplexer die Abläufe, desto wichtiger ist eine schnelle und persönliche Unterstützung.

In der Regel können Sie Rechnungssoftware in unserem Vergleich monatlich kündigen. Es sei denn, Sie entscheiden sich für einen Tarif mit Mindestlaufzeit. Diese beträgt häufig 12 oder 24 Monate, kann jedoch mit Preisvorteilen verbunden sein.

Ein Fakturierungsprogramm muss nicht nur durch seine Funktionen überzeugen, sondern auch den rechtlichen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständige Buchungs- und Rechnungsdaten können zu steuerlichen Problemen, Bußgeldern oder zusätzlichen Nachweispflichten führen.

Jede Software sollte insbesondere in den Bereichen GoBD-Konformität, E-Rechnung, Datenschutz und Aufbewahrungspflichten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

4.1. GoBD-Konformität: Grundvoraussetzung für digitale Buchführung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln, wie Unternehmen digitale ordnungsgemäß Dokumente verwalten müssen.

Ein Rechnungsprogramm gilt als GoBD-konform, wenn es:

• Rechnungen unveränderbar speichert
• Änderungen nachvollziehbar protokolliert
• alle steuerlich relevanten Daten vollständig und korrekt archiviert
• einen revisionssicheren Export (z. B. DATEV-Format oder Z3-Zugriff) ermöglicht
• Zugriff für Betriebsprüfer (Z1–Z3 nach GoBD) bereitstellen kann

Hinweis: Die GoBD-Konformität ist Pflicht für alle Unternehmen, die ihre Buchführung digital führen, unabhängig von ihrer Größe.

4.2. E-Rechnungspflicht: Elektronische Rechnungen im neuen Standard

Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung wird die E-Rechnung zunehmend zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen nach dem EU-Standard EN 16931 empfangen können; für den Versand gilt eine Übergangsfrist bis 2028 (abhängig von der Unternehmensgröße).

Eine rechtssichere Rechnungssoftware sollte daher:

• den E-Rechnungsstandard (XRechnung, ZUGFeRD 2.x) unterstützen
• strukturierte elektronische Rechnungen erzeugen und empfangen können
• validierte Datenübermittlung an Kunden und Behörden gewährleisten

Hinweis: Diese Anforderungen betreffen sowohl Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) als auch solche an öffentliche Auftraggeber (B2G). Für Rechnungen an Endkunden (B2C) gelten sie derzeit noch nicht.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil einer EU-weiten Initiative zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zur Vereinheitlichung des digitalen Rechnungsaustauschs.

4.3. DSGVO und Datensicherheit

Rechnungsdaten enthalten personenbezogene Informationen wie Kundenadressen oder Zahlungsdaten und unterliegen daher der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Eine datenschutzkonforme Software sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• Serverstandort in der EU / EWR oder DSGVO-konforme Drittstaatenregelung
• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS) und gesicherte Datenspeicherung
• Zugriffsbeschränkungen und Rollenverwaltung
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Anbieter und Nutzer
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Backups

Die Verantwortung für den Datenschutz liegt letztlich beim Unternehmen selbst, auch wenn die Software cloudbasiert ist. Ein Anbieter, der transparent mit Datenschutz umgeht und einen AV-Vertrag bereitstellt, bietet hier ein deutliches Qualitätsmerkmal.

4.4. Haftungsaspekte und Nachweispflichten

Nach § 147 AO und § 14b UStG müssen Rechnungen und Buchungsunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, auch in elektronischer Form. Digitale Belege dürfen weder gelöscht noch verändert werden, die Lesbarkeit muss über den gesamten Zeitraum hinweg gewährleistet bleiben.

Ein Export in Prüfungsformaten wie DATEV, CSV oder Z3 sollte jederzeit möglich sein. Metadaten wie Erstellungsdatum, Rechnungsnummer und Änderungsverläufe sind stets zu sichern.

Eine seriöse Rechnungssoftware bietet eine automatische Archivierung sowie revisionssichere Exportfunktionen, die Betriebsprüfern einen direkten Zugriff auf alle erforderlichen Daten ermöglichen.

Die meisten elektronischen Rechnungsprogramme unterstützen Sie auch beim Mahnwesen. Dieses können Sie manuell durchführen, je nach Anbieter und Tarif erfolgt der Prozess auf Wunsch automatisch.